Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 11/2025
La présente notice (ci-après « la Notice ») informe l’utilisateur sur la manière dont le PLANNING FAMILIAL asbl (ci-après le « PLANNING FAMILIAL » ou « nous ») collecte, utilise, partage et traite vos données personnelles dans le cadre de votre relation avec le PLANNING FAMILIAL en tant que bénéficiaire (majeur ou mineur), partenaire, fournisseur ou utilisateur des sites internet du PLANNING FAMILIAL (www.planning-familial.lu, www.macontrecaption.lu, www.cesas.lu) ou toute personne intéressée par nos services et ce, conformément aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données personnelles, notamment le Règlement général sur la protection des données 2016/679 (RGPD) en vigueur depuis le 25 mai 2018.
La Notice définit les finalités de la collecte et du traitement de vos données, les catégories de données traitées, les catégories de destinataires, les mesures de protection mises en place, ainsi que la durée de conservation des données.
Aux fins de la présente Notice, les données personnelles désignent toute information relative à une personne identifiée ou identifiable et comprennent toutes les données qui sont ou peuvent être attribuées à une personne physique de quelque manière que ce soit. Le terme « traitement » désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations appliquées à des données personnelles, telles que, par exemple, la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’adaptation ou la modification, la consultation, l’effacement, etc.
Le PLANNING FAMILIAL contrôle la manière dont les données personnelles sont collectées ainsi que les finalités pour lesquelles elles sont utilisées en agissant en qualité de responsable du traitement au sens du RGPD.
1/ Catégories de données personnelles collectées
Le PLANNING FAMILIAL traite les données personnelles si et dans la mesure où la loi y autorise ou s’il existe une base légale appropriée.
Données que nous collectons automatiquement :
Les sites internet du PLANNING FAMILIAL utilisent des cookies pour offrir une meilleure expérience de navigation. Pour en savoir plus sur les types de cookies utilisés, se référer à la Notice des cookies.
Par ailleurs, lorsque vous accédez à nos sites internet, nous collectons automatiquement les informations suivantes : l’adresse IP, le type et la version du navigateur, le système d’exploitation utilisé, l’ID de l’appareil utilisé, l’heure des visites ou encore les requêtes effectuées.
Données que vous nous transmettez volontairement :
Le PLANNING FAMILIAL collecte vos données lorsque vous contactez le PLANNING FAMILIAL directement par n’importe quel canal de communication (ex., email). Dans ce cas, le PLANNING FAMILIAL collecte vos données telles que le nom, l’adresse email, le numéro de téléphone, la raison de contact ainsi que le contenu des messages envoyés.
Enfin, dans le cadre de votre relation contractuelle avec le PLANNING FAMILIAL, nous pouvons être amenés à collecter des informations supplémentaires vous concernant sous réserve qu’elles soient strictement nécessaires à la gestion de votre dossier. Ces informations incluent les catégories de données personnelles suivantes :
- Catégories de données : Données d’identification
- Exemples : Titre, nom, prénom
- Catégories de données : Coordonnées de contact
- Exemples : Adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone
- Catégories de données : Données relatives à la vie personnelle
- Exemples : Situation personnelle et familiale
- Catégories de données : Données financières
- Exemples : Types de revenus, coordonnées bancaires
- Catégories de données : Données professionnelles
- Exemples : Parcours professionnel, métier exercé
- Catégories de données : Données sensibles
- Exemples : Données relatives à l’état de santé
2/ Finalités du traitement et bases légale
Le PLANNING FAMILIAL ne traite les données personnelles que dans un but spécifique et ne traite que les données personnelles pertinentes pour atteindre cet objectif.
Les données sont traitées pour les finalités suivantes :
- Base légale : Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou des mesures précontractuelles prises à votre l’initiative
- Finalité :
-Gérer votre dossier et vous fournir les services demandés tels que : Soins et procédures médicales et psychologiques ; Assistance sociale ; Entretiens individuels en lien avec l’éducation sexuelle.
-Co/organiser et assurer le suivi des formations en partenariat avec des organismes de formation (gérer les listes des inscrits, délivrer l’attestation finale…) - Base légale : Le traitement est nécessaire au respect de nos obligations légales
- Finalité : Nous conformer aux obligations imposées par les textes législatifs tels que, par exemple, la loi du 24 juillet 2014 relative aux droits et obligations du patient.
- Base légale : Le traitement est nécessaire à la poursuite de nos intérêts légitimes
- Finalité : Fournir les informations que vous avez demandées (par ex., pour répondre à une demande de contact), en dehors de toute relation contractuelle ; Assurer la sécurité de nos systèmes d’information et de nos sites internet ;
Protéger nos droits et intérêts en cas de contentieux. - Base légale : Le traitement est fondé sur votre consentement explicite
- Finalité : Gérer votre abonnement à notre lettre d’information disponible sur le site www.cesas.lu ; Produire et analyser les statistiques de fréquentation de nos sites www.cesas.lu, www.planning-familial.lu et www.macontraception.lu
Le PLANNING FAMILIAL n’utilisera les données personnelles qu’aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies, sauf si le PLANNING FAMILIAL estime raisonnablement que les données doivent être utilisées pour une autre raison et que cette raison est compatible avec le but initial. Si le PLANNING FAMILIAL a besoin d’utiliser les données personnelles à des fins non liées, vous en serez tenu informé, y compris en ce qui concerne la base légale qui permet au PLANNING FAMILIAL de le faire.
3/ Destinataires des données
Le PLANNING FAMILIAL peut utiliser ou divulguer les données personnelles si le PLANNING FAMILIAL y est légalement tenu ou si le PLANNING FAMILIAL estime que cela est nécessaire pour protéger ses droits et/ou pour se conformer à la loi ou à la réglementation applicables.
Le PLANNING FAMILIAL peut donc partager les données personnelles avec certains tiers conformément à ses obligations légales ou contractuelles. Il s’agit notamment du M3S, STM, de l’ADEM, du Ministère du Travail, du Parquet (sur demande justifiée), des structures de soins externes, des médecins libéraux ou encore des prestataires de services agissant en qualité de sous-traitant au sens du RGPD. Dans un tel cas, un contrat conforme à l’article 28 est établi entre le sous-traitant en question et le PLANNING FAMILIAL.
Aucun de ces tiers ou sous-traitants n’est basé ni traite les données personnelles en dehors de l’Union Européenne (UE). Si un tiers traite des données personnelles en dehors de l’UE/EEE dans le cadre des activités du PLANNING FAMILIAL, la transmission n’aura lieu que si un niveau de protection des données approprié a été confirmé pour le pays tiers par la Commission européenne ou si d’autres garanties de protection des données appropriées existent (règles d’entreprise contraignantes en matière de protection des données (BCR) ou clauses contractuelles types).
4/ Sécurité des données
Le PLANNING FAMILIAL s’engage à mettre en place des mesures techniques et organisationnelles de nature à assurer la sécurité des données et les protéger contre toute divulgation à des personnes non autorisées. Le PLANNING FAMILIAL veille à ce que le personnel autorisé à traiter les données personnelles ait reçu une formation adéquate en matière de protection des données personnelles et soit soumis à une obligation de confidentialité.
5/ Durée de conservation des données
Les données sont conservées sur des serveurs situés au Luxembourg.
Aucune donnée personnelle n’est conservée au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies. La durée de conservation des données est définie au regard de nos contraintes légales et contractuelles et à défaut en fonction de nos besoins. Passés les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit anonymisées.
Ainsi, les données sauvegardées dans les fichiers journaux sont conservées 14 mois à compter de la date de collecte.
Vos données personnelles seront conservées 10 ans à compter de la fin de votre prise en charge.
Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait n’affectera pas la licéité du traitement effectué précédemment à un tel retrait. Ainsi, vous pouvez vous désabonner de notre newsletter en cliquant sur le lien de désabonnement présent en bas de chaque email que vous envoyons.
Enfin, sachez également que nous pouvons être amenés à collecter des données statistiques anonymes dans le but de produire des rapports annuels conformément à nos obligations contractuelles suite à la conclusion d’une convention avec le ministère de la Santé.
6/ Droits des personnes concernées par le traitement
Vous disposez d’un certain nombre de droits en tant que personne physique que vous pouvez exercer dans certaines circonstances :
- Droit d’accès : obtenir l’accès aux données ainsi qu’une copie de ces données ;
- Droit de rectification : demander à tout moment que les données inexactes ou incomplètes soient rectifiées ou complétées ;
- Droit à l’effacement : demander la suppression des données lorsque, par exemple, les données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;
- Droit à la limitation du traitement : demander la restriction du traitement si par exemple l’exactitude des données est contestée ou en cas d’opposition au traitement ;
- Droit à la portabilité : faire transférer les données à un autre responsable du traitement dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, si le traitement est effectué par des moyens automatisés ou s’il est fondé sur le consentement préalable ;
- Droit d’opposition au traitement : s’opposer au traitement des données et retirer le consentement si le traitement est basé sur le consentement (notamment si les données sont utilisées à des fins de prospection commerciale).
Pour exercer ces droits, vous être invité à contacter le PLANNING FAMILIAL à l’adresse e-mail suivante: dpo@pfl.lu
Toute demande sera traitée dans un délai 1 mois à compter de la confirmation de l’identité du demandeur. Ce délai peut être prolongé de 2 mois supplémentaires en cas de demande complexe ou en raison d’un grand nombre de demandes.
En cas d’insatisfaction, vous avez la faculté de déposer une plainte auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD) :
CNPD
Service des réclamations
1, avenue Rock’n’roll
L-4361 Esch-sur-Alzette
Site : https://cnpd.public.lu/
7/ Mise à jour de la présente Notice
La présente notice d’information peut être amenée à évoluer pour protéger au mieux vos données personnelles. La date de la dernière version en vigueur est indiquée en haut de page.